Stratégiák a munkahelyi túlterheltség csökkentésére

Szerintem mindenki volt már azzal úgy, hogy túlterheltnek érezte magát a munkahelyén. Meetingről ki, meetingre be, olvasatlan e-mailek százai, to do listek, flagelt e-mailek, telefonok, kérdések, sürgős vészhelyzetek. Ezt a munkastílust én is jól ismerem.

Habár egyre többen dolgozunk így, hosszú távon ez mégsem fenntartható. Sajnos több kollégám is eljutott a totális érzelmi és fizikai kimerültségig, mígnem már csak egyetlen lehetőséget láttak a helyzet kezelésére. Kilépni.

Teher alatt nő a pálma, tudom én. De úgy tűnik, mintha nagyon vékony lenne az a határvonal a challenge és a túl sok között.

Ha te is hasonló szituációval küszködsz, valószínűleg hallottad már a hasznos tanácsot: "Tanulj meg nemet mondani!". És tényleg ez a leghasznosabb, amit tehetsz. De nagyon jól ismerem a helyzetet, amikor ezt egyszerűen nem teheted meg.

Az alábbiakban megpróbállak stratégiákkal és eszközökkel segíteni, ha túlterheltnek érzed magad a munkahelyeden.

No. 1. Vizsgáld meg a túlterheltséged!

A legkönnyebb lenne kijelenteni, hogy mások hibájából vagy túl terhelt. És még az is lehet, hogy tényleg így van. Én mégis azt szoktam tanácsolni klienseimnek, először értsék meg a helyzetet ahhoz, hogy aztán változtatni tudjanak rajta.

Mik azok a tipikus helyzetek, amik túlterhelnek a munkádban? A főnököd túl sok feladatot oszt rád? Az egész napod megbeszéléseken töltöd, és nem jut időd hatékony munkavégzésre? Túl sok project landol nálad, ami nem is a te feladatod lenne?

Mi minden van most rajtad, amitől túlterheltnek érzed magad? Hasznos lehet, ha összeírod, milyen feladatok várnak elvégzésre. Érdemes megvizsgálnod azokat, amiket régóta halogatsz. Mennyire értesz egyet velük? Mennyire fontosak vagy hasznosak szerinted? Na és mennyire érzed képesnek magad az elvégzésükre?

Előfordul ugyanis, hogy bevállalunk dolgokat, amikkel nem értünk egyet, aztán tudattalanul (vagy akár tudatosan) megpróbáljuk elszabotálni őket. Félretesszük, halogatjuk, közben pedig fizetjük az árát feszültséggel, bűntudattal, stresszel.

No. 2. Lépj hátra egy lépést!

Javaslom, ne vesd rá magad azonnal a friss, ropogós to do listedre. El is mondom, miért.

Mindig ámulatba ejt, hogy az emberi működés, mennyire nem a formális logika szabályait követi. A logika ugyanis azt diktálja, ha jó sok feladatod van, dolgozz rajtuk jó sokat keményen.

Ezzel ellentétben a valóság az, hogy lassabban és több hibával dolgozunk, mert agyunk stressz alatt túlélő üzemmódban van. Ne várd, hogy szárnyaljanak az ötleteid, ha agyad úgy dekódolja a helyzetet, hogy veszélyben vagy. Ilyenkor beszűkül a gondolkodásunk fókusza, kevesebb inputot veszünk fel a környezetből, ezért valószínűtlen, hogy egy újszerű, kreatív megoldással sikerül majd előállni.

A leghasznosabb, amit ilyenkor tehetsz, ha tartasz egy rövid szünetet. Egyél valamit, szívj egy kis friss levegőt vagy beszélj valakivel a helyzetről. Hilda Burke, pszichoterapeuta szerint "Intenzív munka esetén fontosabb, mint bármikor máskor, hogy megfelelően gondoskodjunk fizikai és érzelmi jólétünkről."

No. 3. Priorizálj!

A túlterheltség érzése mögött gyakran az áll, hogy azok a feladatok, amiket el kell végezned, egyformán fontosnak tűnnek számodra. És ez érthető is.

"Ha még ezen a feladaton is elkezdek most dolgozni, akkor csúszni fogok valamivel a többi 8-ból, amiben már benne vagyok. Melyiket tegyem félre az új kedvéért? Semelyiket. Priorizálj!" Ilyen és ehhez hasonló beszélgetést számtalanszor folytattam le én is a munkahelyemen. Priorizálj, azaz rád bízom, hogyan csinálod, de legyen meg minden.

Mit csinál az ember lánya/ fia ilyenkor, akit igazából sosem tanítottak meg rá, hogy hogyan kéne priorizálnia? Oh igen, egyszerre nekilát mindennek. Multitaskingol.

A multitasking nagyon népszerű és elterjedt munkastílus manapság, hajlamosak vagyunk hatékony és gyors módszernek tartani. Sajnos az a baj vele, hogy nem létezik.

David Meyer, a Michigan Egyetem pszichológia professzora szerint: "amikor komplikált feladatokat igyekszünk végrehajtani, melyek agyunk ugyanazon részét veszik igénybe, akkor minden figyelmi kapacitásunkat ennek szenteljük, egyszerűen nincs több erőforrásunk, hogy bármi másra figyeljünk még." 

Ami valójában történik, hogy több feladat között ugrálunk ide-oda. Ennek pedig ára van. Kutatásai szerint kevesebb feladatot tudunk elvégezni, hosszabb időt vesz igénybe, több hibát vétünk, és közben stresszesebbnek érezzük magunkat, mintha csak egyetlen feladatra koncentrálnánk egyszerre.

Tehát érdemes tényleg priorizálni a feladatok között. Egy nagyon egyszerű, de nagyszerű módja, az Ivy Lee módszer. Lényege a következő:

  • Minden munkanap végén írd le, hogy mi az a maximum 6 dolog, amit másnap mindenképp meg kell csinálnod.
  • Állítsd őket fontossági sorrendbe. (Profiknak ajánlom az Eisenhower mátrixot erre a célra, ahol fontosságot és sürgősséget is meg tudsz vizsgálni.) 
  • Másnap mikor reggel beérsz, kezdj el dolgozni az első tételen, amíg csak nem végzel vele. Majd térj át a következőre.
  • Amit nem sikerül nap végére befejezni, azt vedd fel a másnapi listádra.

Ennyi. Lehet, hogy kiábrándítottalak. Nincs trükk, nincs varázslat. Döntsd el, hogy mit kell mindenáron elvégezned, és csináld meg.

No.4. Delegálj vagy kérj segítséget!

Nem érdemes csöndben szenvedni, ha túl sok van a válladon.

Azok a feladatok, amiket sürgősként, de nem fontosként határoztál meg, kiválóan alkalmasak lehetnek delegálásra. Julian Birkinshaw kutatásai szerint a munkavállalók átlagosan idejük 41%-ban olyan tevékenységeket végeznek, amit nem élveznek, mások viszont könnyűszerrel megcsinálhatnának helyettük. A trükkös a dologban, hogy szeretjük magunkat elfoglaltnak és fontosnak érezni, ezért sem szívesen szabadulunk meg az ilyen feladatoktól. Birkinshaw szerint, ha találunk olyan feladatokat a munkánkban, amiknek kicsi a haszna, döntsünk el, mihez kezdünk velük. Delegáljuk, átalakítjuk, automatizáljuk vagy elengedjük inkább?

A legfontosabb azt hiszem, hogy elengedjük azt a gondolatot, hogy csak mi csinálhatjuk meg a feladatainkat, és felismerjük, mennyi támogatást kaphatunk másoktól is. Ha átadunk egy feladatot másnak, az nem csökkenti sem a kompetenciánkat, sem az értékességünket.


Mindannyian arra vágyunk, hogy értékes és hasznos munkát végezhessünk. De ha folyamatosan küszködnünk kell, hogy a víz felett tartsuk a fejünket, az nem segít a kiteljesedésben.

Nem kell megvárnod, míg átcsapnak a fejed felett a hullámok. Lépj hátra egy lépést, gondold át, hogy mi stresszel igazán a munkádban, és szisztematikusan, egyenként haladj végig azokon a feladatokon, amik igazán fontosak.


Forrás:

  • https://www.google.com/url?q=https://blog.rescuetime.com/feeling-overwhelmed/&source=gmail&ust=1552469066712000&usg=AFQjCNHxAIw7JTNMxD3pN8pSELSLF7xVzA
  • https://blog.rescuetime.com/multitasking/
  • https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress